Nguyễn Phú Logistics & Supply Chain Management 
1. Giới thiệu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp và nền kinh tế Việt Nam. Theo số liệu của Tổng cục Hải quan, kim ngạch xuất khẩu năm 2024 của Việt Nam đạt trên 350 tỷ USD, cho thấy tiềm năng và cơ hội khổng lồ mà hoạt động xuất khẩu mang lại.
Tuy nhiên, để đưa được một lô hàng ra thị trường quốc tế, doanh nghiệp không chỉ cần sản phẩm đạt chất lượng mà còn phải nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa theo đúng quy định pháp luật, đồng thời hiểu rõ nghiệp vụ logistics và hải quan.
Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về 10 bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam, từ khâu đàm phán hợp đồng đến khi hàng hóa đến tay khách hàng quốc tế.
2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam gồm những bước nào?
2.1. Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, đặt nền móng cho toàn bộ quy trình.
Nội dung hợp đồng cần rõ ràng: tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, khiếu nại, giải quyết tranh chấp.
Điều kiện giao hàng (Incoterms) phổ biến:
FOB (giao hàng tại cảng Việt Nam, người mua chịu cước tàu biển).
CIF (người bán chịu cước và bảo hiểm hàng hóa).
EXW (người mua đến lấy hàng tại kho của người bán).
Lưu ý: Cần tham khảo giá thị trường quốc tế, tỷ giá ngoại tệ, chính sách nhập khẩu của nước đối tác để tránh rủi ro.
👉 Ví dụ thực tế: Một công ty thủy sản ở Cần Thơ ký hợp đồng FOB với đối tác Nhật Bản. Công ty chỉ cần lo sản xuất, kiểm dịch, thông quan và giao hàng lên tàu tại cảng Cát Lái, phần còn lại do người mua chịu trách nhiệm.
2.2. Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)
Không phải mặt hàng nào cũng được tự do xuất khẩu. Một số nhóm hàng cần giấy phép xuất khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành, ví dụ:
Gạo, than, khoáng sản, gỗ rừng tự nhiên (hạn ngạch/quản lý đặc biệt).
Thủy sản, nông sản tươi sống (cần kiểm dịch động/thực vật).
Hóa chất, máy móc đã qua sử dụng (cần chứng nhận đủ điều kiện).
👉 Doanh nghiệp cần tra mã HS (HS Code) để xác định chính xác loại thủ tục áp dụng.
2.3. Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Khi đã có hợp đồng và lịch xuất hàng, doanh nghiệp hoặc forwarder sẽ:
Đặt booking với hãng tàu/hãng bay để giữ chỗ cho lô hàng.
Lấy container rỗng về kho đóng hàng (với hàng FCL).
Với LCL (hàng lẻ), doanh nghiệp sẽ đưa hàng đến kho CFS (Container Freight Station) của forwarder để ghép chung container.
👉 Tip: Đặt booking sớm ít nhất 1-2 tuần để tránh tình trạng “cháy tàu” hoặc phí cao.
2.4. Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa
Ở bước này, doanh nghiệp cần:
Sản xuất, đóng gói theo tiêu chuẩn đã cam kết.
Kiểm tra chất lượng, số lượng, hạn sử dụng.
Xin chứng thư kiểm dịch, hun trùng (fumigation) nếu đối tác yêu cầu.
👉 Ví dụ: Xuất khẩu cà phê rang xay đi châu Âu thường phải có chứng thư hun trùng và chứng nhận chất lượng (Quality Certificate).
2.5. Bước 5: Đóng gói và ghi nhãn (Shipping Mark)
Đóng gói và ghi nhãn đúng tiêu chuẩn giúp:
Tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Đáp ứng yêu cầu hải quan và đối tác nhập khẩu.
Thông tin cần có trên shipping mark:
Tên hàng, mã số kiện hàng.
Tên/địa chỉ người gửi – người nhận.
Kích thước, trọng lượng, hướng dẫn xử lý (“Handle with care”, “This side up”…).
2.6. Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa (nếu cần)
Bảo hiểm không bắt buộc nhưng rất cần thiết khi xuất khẩu đường biển. Các loại bảo hiểm thường gặp:
Bảo hiểm mọi rủi ro (All Risks).
Bảo hiểm mất mát toàn bộ (Total Loss).
👉 Với điều kiện CIF, người bán phải mua bảo hiểm cho người mua.
2.7. Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Đây là bước “cửa ải” quan trọng:
Chuẩn bị hồ sơ hải quan:
Hợp đồng ngoại thương.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn nháp (Draft B/L).
Giấy phép xuất khẩu/kiểm dịch (nếu có).
Tờ khai hải quan điện tử.
Mở tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS.
Kết quả phân luồng:
Luồng xanh: thông quan ngay.
Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.
Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.
👉 Tip: Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, khai báo trung thực sẽ tăng tỷ lệ vào luồng xanh.
2.8. Bước 8: Giao hàng lên tàu và nhận vận đơn (Bill of Lading)
Đưa container/hàng lẻ ra cảng trước closing time.
Sau khi hàng lên tàu, hãng tàu phát hành Bill of Lading (B/L).
Có 3 loại B/L phổ biến: Original B/L, Telex Release, Surrendered B/L.
👉 Ví dụ: Với Telex Release, người bán không cần gửi bản gốc, chỉ cần thông báo điện tử cho hãng tàu để người mua lấy hàng.
2.9. Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Tùy phương thức thanh toán đã thỏa thuận:
T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển tiền nhanh, rủi ro cao hơn.
L/C (Letter of Credit): An toàn hơn, do ngân hàng đứng ra cam kết thanh toán khi có đủ chứng từ.
D/P (Documents against Payment): Người mua chỉ nhận chứng từ khi đã thanh toán.
2.10. Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua nước ngoài
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho người mua để họ làm thủ tục nhập khẩu:
Invoice, Packing List.
Bill of Lading.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Giấy kiểm dịch, chứng thư chất lượng.
👉 Có thể gửi bản scan trước qua email để người mua chuẩn bị, sau đó gửi bản gốc qua DHL/UPS/FedEx.
3. Checklist chứng từ xuất khẩu thường gặp
Hợp đồng ngoại thương.
Hóa đơn thương mại.
Phiếu đóng gói.
Vận đơn.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
Chứng thư kiểm dịch/hun trùng.
Tờ khai hải quan.
4. Những lưu ý quan trọng khi xuất khẩu hàng hóa
Xác định chính xác HS Code: Sai HS Code → sai thuế, bị phạt.
Chọn Incoterms phù hợp: Với doanh nghiệp nhỏ, nên chọn FOB để giảm rủi ro.
Chuẩn bị chứng từ đúng chuẩn quốc tế: Sai sót nhỏ (sai tên, sai số kiện) có thể làm hỏng giao dịch.
Quản trị rủi ro thanh toán: Ưu tiên L/C cho đơn hàng lớn.
Làm việc với forwarder uy tín: Giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
5. Chi phí xuất khẩu hàng hóa gồm những gì?
Chi phí sản xuất: nguyên liệu, lao động, bao bì.
Chi phí logistics: cước tàu biển, phí local charges (THC, CFS, D/O…).
Chi phí hải quan: thuế xuất khẩu (nếu có), lệ phí hải quan.
Chi phí chứng từ: làm C/O, kiểm dịch, hun trùng, bảo hiểm.
👉 Trung bình, chi phí logistics chiếm 15–20% giá trị lô hàng xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam.
6. Các lỗi thường gặp trong quy trình xuất khẩu
Khai sai HS Code dẫn đến sai thuế.
Đặt booking trễ, không có chỗ trên tàu.
Đóng gói không đúng chuẩn, hàng bị hư hỏng.
Sai sót trên vận đơn hoặc hóa đơn thương mại.
Không kiểm tra quy định nhập khẩu của nước đối tác.
7. Kết luận
Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam gồm nhiều bước, đòi hỏi sự cẩn trọng từ khâu ký kết hợp đồng, chuẩn bị hàng hóa, làm thủ tục hải quan cho đến khâu thanh toán và giao chứng từ. Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ, rủi ro càng thấp và cơ hội mở rộng thị trường càng lớn.
Để thành công trong xuất khẩu, ngoài sản phẩm chất lượng, bạn cần:
Hiểu rõ pháp luật và quy định hải quan.
Chuẩn bị chứng từ chính xác.
Xây dựng mối quan hệ với forwarder và đối tác logistics uy tín.
Cập nhật thường xuyên Incoterms, chính sách xuất nhập khẩu.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam từ A–Z. Nếu bạn đang chuẩn bị đưa sản phẩm ra thị trường quốc tế, hãy dùng bài viết này như một checklist thực hành để tránh sai sót và tối ưu thời gian.
