Nguyễn Phú Logistics & Supply Chain Management 
Nếu ví quy trình xuất nhập khẩu như một cỗ máy khổng lồ thì nhân viên chứng từ (Documentation Staff) chính là những “bánh răng” tỉ mỉ giúp cỗ máy ấy vận hành trơn tru. Mọi lô hàng được giao đúng hẹn, thanh toán đúng hạn đều có dấu ấn của họ phía sau.
Vậy công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thực chất là gì? Họ làm những gì mỗi ngày, cần trang bị kỹ năng nào và mức thu nhập ra sao? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
🔍 1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là ai?
Nhân viên chứng từ (Docs – Cus) là người chịu trách nhiệm soạn thảo, kiểm tra và xử lý toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Công việc này đòi hỏi sự chính xác, cẩn thận và hiểu biết sâu về quy trình thương mại quốc tế, bởi chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ cũng có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng nghìn đô.
Tùy theo phạm vi công việc, nhân viên chứng từ có thể phụ trách:
Chứng từ hàng Sea/Air Export – Import
Hồ sơ thanh toán quốc tế
Khai báo và thủ tục hải quan
Giấy phép xuất nhập khẩu, chứng từ C/O
Cước phí và chứng từ logistics liên quan
📑 2. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ
Một ngày làm việc của nhân viên chứng từ thường xoay quanh những nhiệm vụ chính sau:
Soạn thảo hợp đồng, invoice, packing list, D/O và các loại chứng từ thương mại khác
Liên hệ khách hàng, nhà cung cấp, hãng tàu để đặt chỗ, theo dõi lịch tàu, chuẩn bị giấy tờ vận chuyển
Chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O, chứng nhận kiểm định, kiểm dịch, hoặc bảo hiểm hàng hóa
Làm việc với ngân hàng và đối tác thanh toán quốc tế theo các phương thức như L/C, T/T, D/P, D/A
Lưu trữ, quản lý và đối chiếu các bộ chứng từ phục vụ cho việc thông quan và thanh toán
Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp với bộ phận vận tải và kho bãi để xử lý phát sinh
Công việc có thể nghe khô khan, nhưng mỗi bộ hồ sơ hoàn chỉnh là kết quả của sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp, và chính là “bảo chứng” cho uy tín doanh nghiệp.
🎓 3. Kiến thức & kỹ năng cần có
Để làm tốt vị trí này, bạn cần có nền tảng kiến thức và kỹ năng vững vàng:
Kiến thức chuyên môn
Hiểu rõ quy trình xuất nhập khẩu và chính sách hàng hóa
Nắm các phương thức vận tải, thanh toán quốc tế
Am hiểu thủ tục hải quan, thông quan
Biết đọc và xử lý chứng từ tiếng Anh chuyên ngành
Kỹ năng bắt buộc
Tin học văn phòng: Excel, Word, email thương mại
Ngoại ngữ (tiếng Anh): đọc hiểu chứng từ, trao đổi với đối tác
Giao tiếp & phối hợp nhóm: làm việc với nhiều bên liên quan
Tính cách phù hợp: tỉ mỉ, kiên nhẫn, có trách nhiệm cao
💡 “Sai một ly đi một dặm” – với nghề chứng từ, sự chính xác là chìa khóa vàng
💰. Mức lương & cơ hội phát triển
Mức lương của nhân viên chứng từ tùy thuộc vào kinh nghiệm, quy mô công ty và năng lực chuyên môn:
Cấp độ | Mức lương trung bình |
|---|---|
Thực tập / học việc | 4 – 7 triệu VNĐ/tháng |
Nhân viên 1–3 năm kinh nghiệm | 7 – 10 triệu VNĐ/tháng |
Chuyên viên / Trưởng nhóm | 10 – 20 triệu VNĐ/tháng |
Quản lý / Giám đốc chứng từ | 20 triệu VNĐ/tháng trở lên |
Ngành xuất nhập khẩu – logistics đang thiếu hụt nhân lực chất lượng cao, vì vậy vị trí này vẫn luôn nằm trong top nghề có triển vọng nhất trong 5 năm tới.
🌱 5. Cơ hội nghề nghiệp
Từ vị trí nhân viên chứng từ, bạn hoàn toàn có thể phát triển lên các vai trò cao hơn như:
Chuyên viên chứng từ / Team leader
Nhân viên chứng từ quốc tế
Chuyên viên thanh toán quốc tế
Quản lý chứng từ / Giám đốc xuất nhập khẩu
Nhiều bạn trẻ chọn vị trí này như bước đệm để chuyển sang các mảng khác như Sales Logistics, Customer Service hay Freight Forwarding.
💬 6. Chia sẻ thật từ người trong nghề
Trang, nhân viên chứng từ tại một công ty logistics:
“Công việc không quá khó, nhưng lặp lại và đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ. Chỉ cần sơ suất nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến cả lô hàng. Dù áp lực cao nhưng bù lại, mình học được rất nhiều và cơ hội thăng tiến khá rõ ràng.”
Chị Tuyết, nhân viên chứng từ tại doanh nghiệp forwarder:
“Mùa cao điểm phải tăng ca liên tục, OT là chuyện thường. Nhưng thu nhập và kinh nghiệm tích lũy khiến mình vẫn yêu nghề này.
🚀 Kết luận
Nếu bạn là người chăm chỉ, cẩn thận, yêu thích làm việc với giấy tờ và quy trình, thì nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chính là lựa chọn tuyệt vời để bắt đầu hành trình nghề nghiệp trong lĩnh vực Logistics.
Đây không chỉ là công việc “làm giấy tờ” — mà là nghề của những người đứng sau cánh gà, đảm bảo cho mọi giao dịch quốc tế được vận hành trơn tru, an toàn và hiệu quả.
