Nguyễn Phú Logistics & Supply Chain Management 
1. Mở đầu
Xuất khẩu hàng hóa là một trong những động lực quan trọng của nền kinh tế Việt Nam. Nhưng để hàng hóa có thể “ra đi” hợp pháp, khâu khai báo hải quan là bắt buộc. Đây là bước doanh nghiệp phải cung cấp thông tin, chứng từ về lô hàng cho cơ quan hải quan, từ đó được phép thông quan và xuất khẩu ra nước ngoài.
Thủ tục hải quan hiện nay đã được điện tử hóa thông qua hệ thống VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian và giảm chi phí. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu, việc khai báo vẫn còn nhiều bỡ ngỡ.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan cho hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam, dựa trên Luật Hải quan 2014, Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) và hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan.
2. Khái quát về thủ tục hải quan xuất khẩu
2.1. Khái niệm
Theo Điều 4 Luật Hải quan 2014, thủ tục hải quan là quá trình người khai hải quan thực hiện khai báo và cung cấp chứng từ theo quy định, để cơ quan hải quan kiểm tra và quyết định việc thông quan hàng hóa.
2.2. Vai trò
Đảm bảo hàng hóa xuất khẩu hợp pháp, đúng chính sách quản lý.
Giúp cơ quan hải quan thống kê, kiểm soát hoạt động thương mại quốc tế.
Là căn cứ để doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có).
3. Quy trình khai báo hải quan xuất khẩu chi tiết
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Hồ sơ hải quan điện tử theo Điều 16 Luật Hải quan 2014 gồm:
Tờ khai hải quan xuất khẩu (khai trên VNACCS).
Hợp đồng ngoại thương.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Chứng từ vận tải (Booking note / Bill of Lading dự kiến).
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu xin ưu đãi thuế.
Giấy phép xuất khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt).
👉 Tham khảo: Luật Hải quan 2014 – Điều 16
Bước 2: Khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử (ECUS, FPT.TQDT, hoặc phần mềm của hải quan).
Ký số và gửi tờ khai qua cổng VNACCS/VCIS.
Hệ thống tự động phản hồi kết quả tiếp nhận và phân luồng tờ khai.
Bước 3: Nhận kết quả phân luồng
Có 3 luồng chính:
Luồng xanh: Miễn kiểm tra chứng từ và hàng hóa → thông quan ngay.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy → có thể yêu cầu bổ sung.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng hóa.
👉 Tham khảo: Tổng cục Hải quan – VNACCS
Bước 4: Nộp thuế và lệ phí (nếu có)
Hầu hết hàng hóa xuất khẩu hiện nay không chịu thuế xuất khẩu, trừ một số nhóm như tài nguyên, khoáng sản, gỗ, phế liệu.
Doanh nghiệp cần nộp lệ phí hải quan theo quy định tại Thông tư 274/2016/TT-BTC.
Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu thuộc luồng đỏ)
Cơ quan hải quan phối hợp cùng doanh nghiệp mở container, đối chiếu hàng hóa với khai báo.
Tỷ lệ kiểm tra từ 5% – 100% lô hàng tùy mức độ rủi ro.
Bước 6: Thông quan hàng hóa
Sau khi hoàn tất kiểm tra và nghĩa vụ thuế, hệ thống hải quan sẽ phản hồi “Đã thông quan”. Lúc này doanh nghiệp có thể tiến hành bốc xếp, vận tải hàng ra cảng/xuất khẩu.
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ và hậu kiểm
Hồ sơ hải quan phải được lưu ít nhất 5 năm.
Doanh nghiệp cần sẵn sàng cung cấp khi có quyết định kiểm tra sau thông quan từ cơ quan hải quan.
4. Checklist nhanh quy trình khai hải quan xuất khẩu
| Bước | Công việc |
|---|---|
| 1 | Chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ |
| 2 | Khai báo trên VNACCS bằng chữ ký số |
| 3 | Nhận kết quả phân luồng (xanh – vàng – đỏ) |
| 4 | Nộp thuế, lệ phí (nếu có) |
| 5 | Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu bị phân luồng đỏ) |
| 6 | Nhận quyết định thông quan |
| 7 | Lưu trữ hồ sơ, phục vụ hậu kiểm |
5. Một số lưu ý quan trọng
Xác định mã HS chính xác để áp thuế và chính sách quản lý đúng.
Khai báo trị giá xuất khẩu chuẩn xác, tránh bị ấn định thuế.
Sử dụng chữ ký số hợp lệ khi nộp tờ khai.
Chủ động phối hợp với forwarder/đơn vị logistics để đồng bộ thời gian khai hải quan và lịch tàu bay/tàu biển.
6. Các văn bản pháp lý tham khảo
- Luật Hải quan 2014 – Quốc hội khóa XIII.
- Nghị định 59/2018/NĐ-CP – sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP về thủ tục hải quan.
- Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC – quy định về thủ tục hải quan điện tử.
- Thông tư 274/2016/TT-BTC – lệ phí hải quan.
👉 Xem chi tiết tại: Tổng cục Hải quan Việt Nam
7. FAQ – Câu hỏi thường gặp
❓ Khai báo hải quan xuất khẩu mất bao lâu?
👉 Nếu luồng xanh: vài phút; luồng vàng: 1–2 giờ; luồng đỏ: 1–2 ngày làm việc.
❓ Doanh nghiệp nhỏ có thể tự khai hải quan không?
👉 Có, nhưng cần đăng ký chữ ký số và phần mềm VNACCS. Nếu chưa quen, nên thuê đại lý hải quan để giảm rủi ro.
❓ Nếu khai sai tờ khai hải quan thì sao?
👉 Có thể làm thủ tục hủy, sửa tờ khai theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC.
8. Kết luận
Quy trình khai báo hải quan xuất khẩu tại Việt Nam đã đơn giản và minh bạch hơn nhiều so với trước đây nhờ ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy vậy, để hàng hóa được thông quan nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ hồ sơ, chứng từ, nắm chắc các bước khai VNACCS, đồng thời tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Việc hiểu và thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý, tạo uy tín trong hoạt động xuất khẩu.
👉 Tham khảo thêm tại:
