Nguyễn Phú Logistics & Supply Chain Management 
Mở đầu
Xuất khẩu hàng hóa là một trong những hoạt động then chốt của nền kinh tế Việt Nam, đóng góp lớn vào GDP và tạo cơ hội việc làm cho hàng triệu lao động. Tuy nhiên, để một lô hàng có thể chính thức “ra đi” hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất quy trình khai hải quan xuất khẩu.
Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được kiểm soát đúng pháp luật, tránh sai phạm về chính sách thương mại, thuế quan và các nghĩa vụ khác. Nếu khai sai hoặc thiếu, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình huống bị phạt, hàng hóa bị ách tắc hoặc phát sinh chi phí không đáng có.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình khai hải quan xuất khẩu tại Việt Nam, dựa trên quy định pháp luật hiện hành, thông tin từ Tổng cục Hải quan Việt Nam và Cổng thông tin Chính phủ.
1. Tầm quan trọng của khai hải quan xuất khẩu
Khai hải quan xuất khẩu không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn mang nhiều ý nghĩa:
Pháp lý: Xác nhận tính hợp pháp của hàng hóa khi rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Kinh tế: Giúp doanh nghiệp được hưởng các chính sách thuế, ưu đãi và tránh rủi ro bị phạt.
Quản lý: Cơ quan hải quan nắm bắt chính xác luồng hàng xuất khẩu để phục vụ thống kê và điều tiết.
Một doanh nghiệp có quy trình khai hải quan chuyên nghiệp sẽ tạo được uy tín, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và giảm thiểu chi phí logistics.
2. Quy trình khai hải quan xuất khẩu: Các bước chính
Quy trình khai hải quan hiện nay được thực hiện điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS. Toàn bộ quá trình có thể chia thành các bước sau:
Xác định chính sách mặt hàng và mã HS.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu.
Đăng ký chữ ký số và phần mềm khai hải quan điện tử.
Khai và truyền tờ khai hải quan.
Nhận kết quả phân luồng: xanh, vàng hoặc đỏ.
Thực hiện theo yêu cầu của hải quan (nộp thuế, xuất trình hồ sơ, kiểm tra hàng hóa…).
Hoàn tất thông quan và lưu trữ hồ sơ.
3. Hướng dẫn chi tiết từng bước
3.1. Kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS
Trước khi khai hải quan, doanh nghiệp cần:
Xác định xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiệntheo Nghị định 69/2018/NĐ-CP.
Xác định mã HS code chính xác để áp đúng chính sách thuế, kiểm dịch, kiểm định nếu có.
Kiểm tra các quy định liên quan đến giấy phép xuất khẩu, chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc giấy chứng nhận chuyên ngành.
👉 Tham khảo: Nghị định 69/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
3.2. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu
Theo Điều 16 Luật Hải quan 2014, hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu gồm:
Tờ khai hải quan xuất khẩu (bản điện tử).
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill).
Giấy phép xuất khẩu (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý).
Chứng từ kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng, kiểm định chất lượng nếu có).
👉 Tham khảo: Luật Hải quan 2014.
3.3. Đăng ký chữ ký số và phần mềm khai báo
Doanh nghiệp phải có:
Chữ ký số được đăng ký với cơ quan hải quan để xác thực các tờ khai điện tử.
Phần mềm khai báo hải quan điện tử (ví dụ: ECUS, FPT.TQDT…) để kết nối với hệ thống VNACCS/VCIS.
👉 Hướng dẫn chính thức: Tổng cục Hải quan Việt Nam.
3.4. Khai và truyền tờ khai hải quan
Doanh nghiệp khai đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai: tên hàng, mã HS, trị giá, số lượng, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức vận chuyển…
Sau đó, truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS/VCIS. Nếu khai đúng chuẩn, hệ thống sẽ tự động cấp số tờ khai.
3.5. Phân luồng tờ khai: xanh – vàng – đỏ
Sau khi khai, hệ thống sẽ phân loại tờ khai:
Luồng xanh: Miễn kiểm tra, chỉ cần nộp thuế (nếu có).
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng hóa.
👉 Quy định chi tiết: Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC.
3.6. Thực hiện thủ tục theo từng luồng
Luồng xanh: Doanh nghiệp in tờ khai, đóng dấu xác nhận, nộp thuế và làm thủ tục lấy hàng.
Luồng vàng: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy, cán bộ hải quan kiểm tra tính hợp lệ trước khi thông quan.
Luồng đỏ: Hàng hóa được kiểm tra thực tế, mở container hoặc kiện hàng để đối chiếu với khai báo.
3.7. Thời gian xử lý và lệ phí
Theo quy định:
Thời gian kiểm tra hồ sơ tối đa 2 giờ làm việc.
Thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa tối đa 8 giờ làm việc. Trường hợp đặc biệt không quá 2 ngày.
Lệ phí hải quan được thu theo Thông tư 14/2021/TT-BTC.
👉 Tham khảo: Cổng Dịch vụ công quốc gia – Thủ tục hải quan xuất khẩu.
3.8. Lưu trữ hồ sơ hải quan
Sau khi thông quan, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ tối thiểu 5 năm để phục vụ hậu kiểm của cơ quan hải quan. Việc lưu trữ có thể bằng bản giấy hoặc bản điện tử.
4. Checklist nhanh quy trình khai hải quan xuất khẩu
| Bước | Công việc chính |
|---|---|
| 1 | Kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS |
| 2 | Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu |
| 3 | Đăng ký chữ ký số và phần mềm khai hải quan |
| 4 | Khai và truyền tờ khai hải quan |
| 5 | Nhận phân luồng: xanh – vàng – đỏ |
| 6 | Thực hiện thủ tục theo luồng và nộp thuế (nếu có) |
| 7 | Nhận kết quả thông quan và lấy hàng |
| 8 | Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, phục vụ hậu kiểm |
5. Một số lưu ý thực tiễn
Khai báo chính xác mã HS để tránh tranh chấp về thuế.
Đảm bảo sự thống nhất giữa hợp đồng, invoice, packing list và tờ khai.
Chủ động theo dõi tình trạng tờ khai trên hệ thống để kịp thời bổ sung khi hải quan yêu cầu.
Đối với hàng nông sản, thực phẩm, gỗ… cần chú ý giấy tờ kiểm dịch và chứng nhận chất lượng.
Kết luận
Quy trình khai hải quan xuất khẩu tại Việt Nam hiện nay đã được số hóa và minh bạch hơn nhờ hệ thống VNACCS/VCIS. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, khai báo chính xác và tuân thủ quy định để tránh rủi ro.
Nắm vững quy trình này không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, mà còn góp phần xây dựng uy tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong hoạt động xuất khẩu.
👉 Tìm hiểu thêm tại:
