Nguyễn Phú Logistics & Supply Chain Management 
1. Giới thiệu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, Việt Nam nhập khẩu một lượng lớn hàng hóa phục vụ sản xuất, tiêu dùng và tái xuất. Theo Tổng cục Hải quan, kim ngạch nhập khẩu năm 2024 đạt trên 330 tỷ USD, tập trung vào các nhóm hàng: máy móc thiết bị, nguyên liệu, xăng dầu, dược phẩm, nông sản.
Để đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam hợp pháp, doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật, đồng thời nắm vững các nghiệp vụ logistics và hải quan.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ 10 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam, từ khâu ký kết hợp đồng đến khi hàng hóa được thông quan và đưa về kho.
2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam gồm những bước nào?
2.1. Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Đây là khâu đầu tiên khi doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài. Nội dung cần lưu ý:
Điều kiện giao hàng (Incoterms):
CIF/CFR: người bán chịu cước, bảo hiểm (CIF).
FOB: người mua tự thuê tàu và bảo hiểm.
EXW: người mua chịu toàn bộ chi phí từ kho người bán.
Phương thức thanh toán: T/T, L/C, D/P.
Điều khoản giao hàng: cảng đi, cảng đến, thời gian giao hàng.
👉 Ví dụ: Một công ty nhập khẩu dược phẩm thường chọn điều kiện CIF để người bán lo phần vận chuyển và bảo hiểm, giúp giảm rủi ro.
2.2. Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần)
Một số mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt phải xin giấy phép nhập khẩu:
Dược phẩm, mỹ phẩm.
Thực phẩm, nông sản.
Thiết bị y tế.
Hóa chất, máy móc đã qua sử dụng.
👉 Doanh nghiệp cần kiểm tra HS Code để xác định hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.
2.3. Bước 3: Đặt booking và vận chuyển hàng về Việt Nam
Nếu hợp đồng là FOB, doanh nghiệp Việt Nam cần:
Đặt booking với hãng tàu/hãng bay.
Thu xếp bảo hiểm hàng hóa.
Theo dõi hành trình vận chuyển.
Nếu hợp đồng là CIF, người bán sẽ lo phần vận chuyển, người mua chỉ cần nhận thông báo lịch tàu.
2.4. Bước 4: Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu
Người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn (Bill of Lading/AWB).
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Các chứng từ kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu yêu cầu).
👉 Tip: Doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ trước khi hàng về, tránh sai sót dẫn đến chậm thông quan.
2.5. Bước 5: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Đây là bước quan trọng để hàng được thông quan:
Chuẩn bị hồ sơ hải quan:
Tờ khai hải quan (khai trên hệ thống VNACCS/VCIS).
Bộ chứng từ nhập khẩu (Invoice, Packing List, B/L, C/O…).
Giấy phép nhập khẩu/kiểm dịch (nếu có).
Khai báo hải quan:
Hệ thống sẽ phân luồng: xanh, vàng, đỏ.
Luồng xanh: thông quan ngay.
Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ.
Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng.
Nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT:
Thuế suất tùy theo mã HS và chính sách FTA (nếu có C/O ưu đãi).
2.6. Bước 6: Kiểm tra chuyên ngành (nếu áp dụng)
Một số mặt hàng phải kiểm tra trước khi thông quan:
Kiểm dịch thực vật: nông sản, gỗ.
Kiểm dịch động vật: thịt, thủy sản.
Kiểm tra chất lượng: máy móc, thiết bị điện tử.
An toàn thực phẩm: đồ uống, thực phẩm chế biến.
👉 Quá trình này có thể mất vài ngày, tùy loại hàng.
2.7. Bước 7: Nộp thuế và lệ phí hải quan
Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ các loại thuế, bao gồm:
Thuế nhập khẩu: tùy mã HS.
Thuế GTGT (VAT): thường từ 5–10%.
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có): rượu bia, thuốc lá, ô tô.
👉 Nếu có C/O ưu đãi (Form E, AK, CPTPP…), doanh nghiệp có thể được giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu.
2.8. Bước 8: Nhận hàng tại cảng/kho
Sau khi thông quan:
Doanh nghiệp/forwarder làm thủ tục lấy hàng tại cảng/kho.
Với hàng nguyên container (FCL): lấy container về kho, trả rỗng sau khi rút hàng.
Với hàng lẻ (LCL): lấy hàng tại kho CFS.
2.9. Bước 9: Vận chuyển hàng về kho
Hàng hóa được vận chuyển từ cảng/kho ngoại quan về kho của doanh nghiệp.
Đường bộ: xe container, xe tải.
Đường thủy nội địa (nếu cảng gần).
👉 Tip: Cần thuê đơn vị vận tải uy tín để tránh hư hỏng hoặc chậm trễ.
2.10. Bước 10: Hoàn tất hồ sơ, lưu trữ chứng từ
Sau khi hàng về kho, doanh nghiệp cần:
Kiểm tra số lượng, chất lượng.
Lưu trữ bộ chứng từ nhập khẩu theo quy định (tối thiểu 5 năm).
Hoàn thiện hồ sơ thanh toán quốc tế (nếu dùng L/C hoặc D/P).
3. Checklist chứng từ nhập khẩu thường gặp
Hợp đồng ngoại thương.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn (B/L hoặc AWB).
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng.
Tờ khai hải quan nhập khẩu.
4. Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa
Xác định chính xác HS Code để áp đúng thuế suất.
Kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi ký hợp đồng.
Đàm phán điều kiện giao hàng hợp lý để giảm chi phí.
Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác.
Tận dụng C/O ưu đãi thuế quan từ các FTA (CPTPP, EVFTA, RCEP).
5. Chi phí nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?
Giá trị hàng hóa theo hợp đồng.
Cước vận chuyển quốc tế.
Bảo hiểm hàng hóa (nếu có).
Phí local charges tại cảng: THC, D/O, CFS…
Thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
Chi phí kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành.
Chi phí logistics nội địa: vận chuyển về kho, lưu container, lưu bãi.
👉 Trung bình, chi phí logistics nhập khẩu có thể chiếm 15–25% giá trị lô hàng.
6. Các lỗi thường gặp trong quy trình nhập khẩu
Chứng từ sai sót (Invoice, B/L sai thông tin).
Khai báo sai mã HS → bị truy thu thuế, phạt hành chính.
Không xin giấy phép nhập khẩu trước khi hàng về.
Không nộp kịp thuế → bị phạt chậm nộp.
Không tận dụng C/O ưu đãi → mất cơ hội giảm thuế.
7. Kết luận
Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam gồm nhiều bước, đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị kỹ từ khâu hợp đồng, chứng từ, xin giấy phép, đến thủ tục hải quan và nộp thuế. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị trả về.
Để tối ưu quy trình nhập khẩu, doanh nghiệp cần:
Nắm rõ pháp luật và cập nhật chính sách nhập khẩu.
Xác định đúng HS Code và chuẩn bị chứng từ chuẩn quốc tế.
Đàm phán Incoterms phù hợp để giảm rủi ro.
Hợp tác với các đơn vị logistics, forwarder uy tín.
Hy vọng bài viết này giúp bạn nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam từ A–Z. Đây có thể xem như một checklist thực hành cho các doanh nghiệp mới tham gia vào hoạt động nhập khẩu.
